Húsfundir, fundarboð og réttur til fundarsetu

Ákveðnar formreglur gilda um boðun húsfunda og töku ákvarðana. Því er mikilvægt að rétt sé staðið að málum svo ákvörðun sé lögmæt og bindandi fyrir eigendur.

Aðalfundir

Samkvæmt lögum um fjöleignarhús skal aðalfundur húsfélags haldinn ár hvert fyrir lok aprílmánaðar.

Stjórn húsfélags skal boða til aðalfundar skriflega og/eða rafrænt og með sannanlegum hætti með minnst 8 og mest 20 daga fyrirvara. Í fundarboði skal greina fundartíma, fundarstað og dagskrá. Þá skal geta þeirra mála sem ræða á og meginefni tillagna þeirra sem leggja á fyrir fundinn. Vilji eigandi fá mál tekið fyrir og til atkvæðagreiðslu á aðalfundi skal hann greina stjórn frá því skriflega og/eða rafrænt með þeim fyrirvara að unnt sé að geta þeirra í fundarboði.

Á aðalfundi skulu fyrir tekin eftirtalin mál:

1. Skýrsla stjórnar og umræður um hana.

2. Framlagning ársreikninga til samþykktar og umræður um þá.

3. Kosning formanns.

4. Kosning annarra stjórnarmanna.

5. Kosning varamanna.

6. Kosning endurskoðanda og varamanns hans.

7. Framlagning rekstrar- og framkvæmdaáætlunar fyrir næsta ár.

8. Ákvörðun hússjóðsgjalda.

9. Mál sem tiltekin eru í fundarboði.

10. Önnur mál.

Almennir húsfundir

Á öðrum húsfundum en aðalfundi skal fjalla um þau mál sem tiltekin eru í fundarboði.

Hver félagsmaður getur skotið þeim ákvörðunum stjórnar sem honum við koma til húsfundar. Þá á hver félagsmaður á rétt á að fá ákveðin mál tekin fyrir til umræðu á húsfundi en ekki til atkvæðagreiðslu nema þess hafi verið getið í fundarboði. Séu allir félagsmenn mættir getur fundurinn samþykkt afbrigði og tekið mál til umfjöllunar og atkvæðagreiðslu þótt þeirra hafi ekki verið getið í fundarboði. Gildir þetta einnig um aðalfundi.

Almennir fundir eru haldnir:

1. Þegar stjórnin telur það nauðsynlegt.

2. Þegar þess er skriflega krafist af 1/ 4 hluta félagsmanna annaðhvort miðað við fjölda eða eignarhluta og skulu þeir jafnframt tiltaka þau málefni sem óskast rædd og tekin fyrir og afgreidd. Sinni stjórnin ekki án ástæðulauss dráttar þessari kröfu er viðkomandi eigendum rétt að boða sjálfir til fundarins og halda hann og telst hann þá löglegur að öðrum skilyrðum fullnægðum.

3. Þá skal halda fund í samræmi við ákvörðun fyrri fundar.

Stjórn húsfélags skal boða tryggilega til almenns fundar skriflega og/eða rafænt með minnst 4 og mest 20 daga fyrirvara. Í fundarboði skal greina tíma og stað fundarins og þau mál sem fyrir verða tekin á fundinum og meginefni tillagna. Ekki er t.d. hægt að taka mál til atkvæðagreiðslu á húsfundi sem ekki hefur verið getið í fundarboði nema allir félagsmenn séu mættir og samþykkja það.

Mismunandi er hve margir þurfa að samþykkja ákvörðun, hve margir þurfa að vera á fundi til að ákvörðun teljist lögmæt og hvernig kostnaður skiptist milli eigenda. Ég mun fjalla um það í öðrum pistli.

Fundarboð – Ef félagsmaður býr ekki í húsinu

Búi félagsmaður ekki í húsinu verður hann að tilkynna húsfélaginu um heimilisfang og/eða netfang sem senda skal fundarboð til óski hann eftir að fá það í hendur.

Ástæðan er sú að það eru takmörk fyrir því, hversu mikla fyrirhöfn fundarboðendur eiga að leggja í til að hafa upp á fjarstöddum eigendum. Verður að gera þá kröfu til eigenda, sem annars staðar búa, að þeir tilkynni húsfélagi aðsetur sitt sem fundarboð má senda til og/eða netfang ef þeir vilja fá það sent þannig.

Rétt til fundarsetu

Æðsta vald í málefnum húsfélagsins er í höndum húsfundar. Allir eigendur og aðeins þeir eru félagsmenn í húsfélagi viðkomandi fjöleignarhúss. Réttindi og skyldur til þátttöku í húsfélagi eru órjúfanlega tengd eignarrétti að einstökum eignarhlutum. Enginn eigandi getur synjað þátttöku í húsfélagi eða sagt sig úr því nema með sölu eignarhluta síns.

Rétt til fundarsetu hafa félagsmenn, makar þeirra, sambúðarfólk, svo og ráðgjafar og sérfræðingar á þeirra vegum og/eða stjórnar húsfélagsins. Maki eða sambúðaraðili getur farið með atkvæðisrétt fyrir félagsmann á fundi án sérstaks umboðs. Sama á við um ráðandi starfsmenn þegar lögaðili er eiganda.

Þá má félagsmaður veita sérhverjum lögráða manni umboð til að mæta á fundi, taka þátt í fundarstörfum og greiða atkvæði. Skal umboðsmaður leggja fram á fundinum dagsett, skriflegt eða rafrænt umboð. Slíkt umboð má hvenær sem er afturkalla.

Fundurinn getur heimilað leigjendum í húsinu og öðrum sem geta átt hagsmuna að gæta að sitja fundi og hafa þar málfrelsi en hvorki tillögu- né atkvæðisrétt.

Stjórnarmenn, framkvæmdastjóri og húsvörður eru skyldir til að mæta á fundi nema fundarseta þeirra sé bersýnilega óþörf eða þeir hafi lögmæt forföll. Þá er endurskoðanda húsfélagsins rétt að sækja fundi og taka til máls og gefa skýringar.

Fundarstjórn og fundargerð

Húsfundi er stjórnað af formanni húsfélagsins, en ef hann er ekki viðstaddur velur fundurinn sjálfur fundarstjóra úr hópi félagsmanna. Stjórn húsfélagsins getur falið utanaðkomandi sérfræðingi að stjórna húsfundi enda sé þess getið í fundarboði og samþykkt á fundinum af einföldum meiri hluta fundarmanna, annað hvort miðað við fjölda eða eignarhluta. Einnig er stjórn heimilt að fá utanaðkomandi aðila til að rita fundargerð.

Undir umsjá og á ábyrgð fundarstjóra skal rita í sérstaka fundargerðarbók meginatriði allra mála sem tekin eru fyrir og allar ákvarðanir sem teknar eru og hvernig atkvæði hafa fallið ef því er að skipta. Skal fundargerðin lesin upp í lok fundar, hún leiðrétt og athugasemdir skráðar. Skal hún síðan undirrituð skriflega eða rafrænt af fundarstjóra og ritara. Heimilt er á húsfundi að fela fundarstjóra og ritara að ganga endanlega frá og staðfesta fundargerð að afloknum fundi. Skal það gert svo fljótt sem kostur er. Fundargerðir skulu jafnan vera aðgengilegar fyrir félagsmenn og eiga þeir rétt á því að fá staðfest endurrit eða ljósrit þeirra. Nauðsynlegt er að fundargerð sé rituð, lesin upp og undirrituð enda gegnir fundargerðin mikilvægu hlutverki sem heimild um einstaka húsfundi og sönnun þess sem þar fór fram.

Rafrænir húsfundir

Í júní 2021 tóku gildi breytingar á lögum um fjöleignarhús og er stjórn húsfélags nú heimilt að halda rafræna húsfundi, að einhverju leyti eða öllu, enda sé tryggt að félagsmenn geti tekið fullan þátt í fundarstörfum. Þannig getur hluti félagsmanna verið á fundarstað og hluti á fjarfundi. Þarf stjórnin að tilkynna slíkt með góðum fyrirvara og í síðasta lagi með fundarboði en heimilt er að senda fundarboð rafrænt. Í fundarboði þurfa að koma fram upplýsingar um tæknibúnað sem og upplýsingar um það hvernig félagsmenn tilkynna um rafræna þátttöku sína og hvar þeir geta nálgast upplýsingar um tilhögun rafrænnar þátttöku á húsfundi.

Stjórn húsfélags ákveður hvaða kröfur eru gerðar til tæknibúnaðar vegna rafræns fundar og á að sjá til þess að tæki sem notuð eru séu þannig að tryggt sé að uppfyllt séu lagaskilyrði sem gerð eru til húsfundar, þ.m.t. réttur félagsmanns til að sækja húsfund, taka þar til máls og greiða atkvæði. Tæknibúnaðurinn skal einnig gera það kleift að staðfesta með öruggum hætti hvaða félagsmenn sækja fundinn og hvaða tillögu- og atkvæðisrétt þeir hafa auk niðurstöðu atkvæðagreiðslna. Þegar fundur er að einhverju leyti rafrænn skal tæknibúnaðurinn tryggja að félagsmenn á fundarstað geti séð hverjir sækja fundinn rafrænt, taka þar til máls og greiða atkvæði. Sama á við um fjartengda félagsmenn gagnvart þeim félagsmönnum sem eru á fundarstað. Getur stjórnin ákveðið að félagsmenn sem taka þátt í rafrænum húsfundi skuli leggja fram spurningar um dagskrá eða skjöl o.fl. sem tengist fundinum innan tilskilins frests.

Þá er einnig heimilt að halda rafræna stjórnarfundi, leggja fram rafrænt umboð og rita fundargerð og undirrita rafrænt. Þá getur stjórn húsfélags jafnframt ákveðið notkun rafrænna skjalasamskipta og samskipta milli stjórnar og félagsmanna í stað þess að senda eða leggja fram skjöl rituð á pappír.

Þó svo eigendum fjöleignarhúsa sé nú heimilt að halda rafræna fundi og nota rafræn skjöl og tölvupósta í samskiptum sínum þá gildi lögin að öðru leyti um rafræna fundi svo sem um það hvað þarf að koma fram í fundarboði, hvað þarf að boða til fundar með löngum fyrirvara, kröfur um fundarsókn, töku ákvarðana og vægi atkvæða.

Reykjavík 29. desember 2021

Guðfinna Jóh. Guðmundsdóttir lögmaður

Fasteignamál Lögmannsstofa

gudfinna@fasteignamal.is